Persónuverndarskilmálar

Fjárvakur virðir rétt þinn til einkalífs

 

Hér að neðan er samantekt yfir það hvernig Fjárvakur vinnur persónuupplýsingar um þig í tengslum við ráðningarsamband okkar:

 

  • Sem vinnuveitandi þarf Fjárvakur að vinna persónuupplýsingar um starfsfólk og umsækjendur í tengslum við starfsemi sína.
  • Fjárvakur vinnur um þig persónuupplýsingar þegar þú sækir um starf hjá okkur, á meðan á ráðningarsambandinu stendur, þegar því lýkur og lengur ef lögmætar ástæður eru fyrir hendi.
  • Fjárvakur mun veita þér nákvæmar upplýsingar um hvernig við meðhöndlum þær persónuupplýsingar sem við söfnum um þig og hvað við gerum við þær.
  • Fjárvakur gerir ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingarnar þínar.
  • Fjárvakur mun sjá til þess að réttindi þín samkvæmt persónuverndarlögum séu virt og veitir þér meiri stjórn yfir þínum eigin persónuupplýsingum.
  • Fjárvakur vinnur persónuupplýsingar í samræmi við þessa persónuverndarskilmála og gildandi lög hverju sinni.

 

Við mælum með að þú lesir persónuverndarskilmálana svo þú öðlist betri skilning á því hvaða persónuupplýsingar eru unnar og hvers vegna það er gert, hvernig við söfnum þeim, í hvaða tilgangi og hverjum þeim gæti verið deilt með.

 

Að sama skapi munum við taka dæmi um vinnslu persónuupplýsinga af okkar hálfu. Ef þú hefur fyrirspurnir um vinnsluna, vinsamlegast hafðu samband við næsta yfirmann eða persónuverndarfulltrúa Fjárvakur með því að senda tölvupóst á privacy@fjarvakur.is.

 

Vinsamlegast hafðu hugfast að samantektin hér að ofan, og persónuverndarskilmálarnir eru ekki hluti af ráðningarsamningi okkar við þig, að teknu tilliti til réttar þíns samkvæmt viðeigandi lögum hverju sinni.

  

Persónuverndarskilmálar Fjárvakurs

Þegar við vinnum persónuupplýsingar um starfsmenn eða umsækjendur í samræmi við persónuverndarskilmála þessa, teljumst við vera ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga.

Ábyrgðaraðili vegna vinnslu persónuupplýsinga um starfsfólk og umsækjendur er:

 

Fjárvakur Icelandair Shared Services ehf.

Kt. 521202-2620

Icelandairhúsinu v/Reykjavíkurflugvöll

101 Reykjavík

 

Fjárvakur hefur skipað Ara Guðjónsson hdl. sem persónuverndarfulltrúa, sem þú getur haft samband við með því að senda tölvupóst á privacy@fjarvakur.is eða með því að senda okkur bréfpóst á framangreint heimilisfang.

 

Við leitumst ávallt við að uppfylla skilyrði persónuverndarlaga og eru skilmálar þessir byggðir á gildandi persónuverndarlögum, sem og á almennu persónuverndarreglugerðinni (REGLUGERÐ EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB).

 

Hvenær eiga persónuverndarskilmálarnir við?

Persónuverndarskilmálar okkar eiga við þegar við söfnum, notum og meðhöndlum persónuupplýsingar um þig eða þegar vinnsla á þeim fer fram á annan hátt í tengslum við ráðningarsamband okkar á milli eða þegar þú sækir um starf hjá Fjárvakri.

 

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um þig sem einstakling, sem beint eða óbeint má rekja til þín. Eftirfarandi getur til dæmis verið persónuupplýsingar: 

  • Nafn
  • Kennitala
  • Tölvupóstfang
  • Upplýsingar um heilsufar

 

Hvað eru viðkvæmar persónuupplýsingar?

Í ákveðnum tilvikum gætum við unnið upplýsingar um þig sem teljast vera viðkvæmar í skilningi persónuverndarlaga. Samkvæmt persónuverndarlögum er lögð sérstök áhersla á að aðgát sé sýnd við vinnslu á viðkvæmum tegundum upplýsinga, svo sem um heilsufar eða upplýsingar um stéttarfélagsaðild. Þegar Fjárvakur vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar sýnum við sérstaka aðgát og gætum ítrasta öryggis.

 

Viðkvæmar persónuupplýsingar geta orðið til sem hluti af ráðningarsambandi þínu við okkur og þú gætir einnig afhent okkur slíkar upplýsingar í tengslum við starfsumsókn þína.

 

Fjárvakur vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsfólk og umsækjendur til dæmis í eftirfarandi tilfellum:

 

  • Vegna þess að starfsfólk á ákveðinn rétt í tengslum við veikindi samkvæmt lögum, kjarasamningum eða ráðningarsamningi gætum við þurft að vinna heilsufarsupplýsingar til að uppfylla skyldur okkar í tengslum við þessi réttindi. Fjárvakur þarf til dæmis að skrá hvort eða hvenær starfsfólk veikist til að uppfylla skyldur sínar samkvæmt lögum.
  • Við vinnum upplýsingar um stéttarfélagsaðild þína svo við getum staðið skil á lögbundnum félagsgjöldum þínum í stéttarfélag samkvæmt lögum og kjarasamningum.

 

Hvaða persónuupplýsingar vinnur Fjárvakur um starfsfólk og umsækjendur og hvaðan eru þær fengnar?

Sem vinnuveitandi vinnum við ýmsar tegundir persónuupplýsinga um starfsfólk og umsækjendur. Ólíkum tegundum persónuupplýsinga kann að vera safnað eftir eðli starfsins sem um ræðir og aðstæðum hverju sinni. Eftirfarandi er dæmi um upplýsingar sem Fjárvakur  vinnur um starfsfólk:

 

  • Almennar samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang
  • Kennitala
  • Kyn
  • Upplýsingar um menntun og starfsreynslu
  • Upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að greiða laun og standa skil á gjöldum í lífeyrissjóði og stéttarfélög
  • Upplýsingar um laun, orlof og áunnin réttindi
  • Starfsaldur
  • Starfsstöð
  • Upptökur úr öryggismyndavélum
  • Upplýsingar sem verða til í tengslum við ágreiningsmál
  • Ljósmyndir

 

Í tengslum við ráðningarferli og á meðan ráðningarsambandi okkar stendur þá kunnum við að afla persónuupplýsinga frá þér en einnig frá öðrum, til dæmis meðmælendum og ráðningarskrifstofum.

 

Í hvaða tilgangi vinnur Fjárvakur persónuupplýsingar? 

Sem vinnuveitandi þarf Fjárvakur að vinna ýmsar persónuupplýsingar um starfsfólk og umsækjendur í tengslum við starfsemi sína. Fjárvakur vinnur eingöngu persónuupplýsingar sé það heimilt samkvæmt lögum. Þegar við vinnum persónuupplýsingar er það nær eingöngu gert í eftirfarandi tilgangi:

 

  • Til þess að gera ráðstafanir að þinni beiðni áður en ráðningarsamningur er gerður;
    Dæmi: Við vinnum upplýsingar í ráðningarferli til að leggja mat á það hvort komi til ráðningar eða ekki.

 

  • Til þess að framkvæma samning okkar á milli;
    Dæmi: Við notum upplýsingar um þig eins og nafn, kennitölu og reikningsnúmer til þess að greiða þér laun samkvæmt ráðningarsamningi.

 

  • Vegna lögmætra hagsmuna okkar eða þegar gætum lögmætra hagsmuna þriðja aðila;
    Dæmi: Ef kemur til ágreinings þá gætum við þurft að vinna persónuupplýsingar um þig til að gæta hagsmuna okkar eða annarra.
    Við höfum eftirlit með tölvukerfum, viðkvæmum svæðum og aðgangsstýringum í öryggis og eignavörsluskyni. Þannig getum við tryggt rekjanleika upplýsinga og dregið úr líkum á öryggisbrestum.

 

  • Vegna þess að okkur ber skylda til þess að vinna persónuupplýsingar samkvæmt lögum;
    Dæmi: Til þess að standa skil á félagsgjöldum í stéttarfélag og lögbundnum lífeyrisiðgjöldum þurfum við upplýsingar um aðild að stéttarfélagi og lífeyrissjóði.

 

  • Ef þú hefur veitt okkur samþykki fyrir tiltekinni vinnslu persónuupplýsinga;

 

  • Í undantekningartilfellum kunnum við að vinna persónuupplýsingar um þig til að vernda brýna hagsmuni þinna eða annars einstaklings.
    Dæmi: Ef upp kemur neyðartilfelli gætum við þurft að afhenda upplýsingar um heilsufar þitt ef það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni þína. 
 

Hvenær eru persónuupplýsingar fluttar til þriðja aðila?

Fjárvakur kann að miðla persónuupplýsingum um þig til þriðju aðila þegar lögmætar ástæður eru fyrir hendi.

 

Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til stjórnvalda og dómstóla.

 

Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita Fjárvakri upplýsingatækni-, fjarskiptaþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

 

Viðtakendur persónuupplýsinga kunna að vera staðsettir utan Íslands. Fjárvakur mun þó ekki miðla persónuupplýsingum út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema slíkt sé heimilt á grundvelli persónuverndarlöggjafar, til dæmis á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

 

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

 

Hvað ef persónuupplýsingar fást ekki veittar?

 

Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynleg til þess að Fjárvakur geti sinnt starfsemi sinni. Ef þú eða aðrir afhenda ekki upplýsingar þar sem það er nauðsynlegt í þágu þess tilgangs sem lýst er í kaflanum „Í hvaða tilgangi vinnur Fjárvakur persónuupplýsingar?“ getur það til dæmis orðið til þess að ekki er hægt að koma á og efna ráðningarsamning okkar á milli eða að við getum ekki fullnægt lagalegum skuldbindingum okkar.

 

Breytingar á þessum persónuverndarskilmálum

Fjárvakur kann að gera breytingar á þessum skilmálum þannig að þeir lýsi sem best þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram hverju sinni.

 

Öryggi persónuupplýsinga

Sem ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga mun Fjárvakur tryggja öryggi þeirra með viðeigandi öryggisráðstöfunum, þ.e. með ytra öryggi auk skipulagslegra og tæknilegra öryggisráðstafana. Öryggisráðstöfunum er ætlað að verja persónuupplýsingarnar gegn því að þær glatist, séu misnotaðar, þeim breytt og gegn allri ólöglegri vinnslu.

 

Hvaða réttindi hef ég þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga?

Þú átt, upp að vissu marki, rétt á að ákveða hvernig persónuupplýsingar um þig eru unnar af hálfu Fjárvakurs. Þú kannt að eiga rétt á því að fá aðgang að persónuupplýsingum sem Fjárvakur vinnur um þig, og að fá að vita hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig eða ekki.

 

Við ákveðnar aðstæður gætir þú átt rétt á því að Fjárvakur afhendi persónuupplýsingar sem þú hefur látið okkur í té, beint til þriðja aðila.

 

Að sama skapi kannt þú að eiga rétt á því að öllum, eða ákveðnum, upplýsingum um þig sé eytt, til dæmis þegar vinnsla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg að teknu tilliti til tilgangs hennar. Ef vinnslan hvílir á samþykki þínu átt þú hvenær sem er rétt á að afturkalla það.

 

Þú kannt jafnframt að eiga rétt á því að vinnsla persónuupplýsinga um þig sé takmörkuð, auk þess sem þú átt rétt á að mótmæla vinnslu sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna Fjárvakurs.

 

Framangreind réttindi þín eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda Fjárvakurs til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur Fjárvakur hafnað beiðni þinni, til dæmis vegna réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji Fjárvakur þau réttindi vega þyngra.

 

Hafir þú áhuga á því að breyta, láta eyða eða fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Fjárvakur vinnur um þig, getur þú haft samband með því að senda tölvupóst  á privacy@fjarvakur.is eða senda okkur póst á:

 

Fjárvakur Icelandair Shared Services ehf.

Kt. 521202-2620

B.t. Ara Guðjónssonar hdl., persónuverndarfulltrúa Fjárvakurs

Icelandairhúsinu v/Reykjavíkurflugvöll

101 Reykjavík

 

Hafir þú athugasemdir við vinnslu Fjárvakurs á persónuupplýsingum um þig getur þú haft samband við Persónuvernd.

Fjárvakur – Icelandair Shared Services    |    Icelandairhúsinu    |    Reykjavíkurflugvelli    |    101 Reykjavík    |    Sími 505 0250    |    fjarvakur@fjarvakur.is
Fjárvakur – Icelandair Shared Services
Icelandairhúsinu
Reykjavíkurflugvelli
101 Reykjavík
Sími 505 0250
fjarvakur@fjarvakur.is