Útvistun fjármálaferla

Með því að útvista fjármálaferlum til Fjárvakurs geta fyrirtæki lækkað rekstrarkostnað um allt að 30%.

Auk þess getur margvíslegur annar ávinningur fylgt útvistun, eins og til dæmis aukin áhersla á kjarnastarfsemi, aukið öryggi fjármálaupplýsinga og aðgangur að áreiðanlegum fjármálaupplýsingum og sérþekkingu. Með útvistun geta fyrirtæki því náð fram hagræðingu og á sama tíma einbeitt sér að því sem þau gera best.

 

Íslensk fyrirtæki eru í auknum mæli að gera sér grein fyrir kostum útvistunar fjármálaferla og þeir stjórnendur sem eru komnir einna lengst í þessari hugsun, vilja útvista nánast öllum ferlum sem tilheyra ekki kjarnastarfsemi fyrirtækisins til þess að geta einbeitt sér að sinni kjarnastarfsemi og komist hjá því að byggja upp lykilgetu í öðrum ferlum.  Útvistun getur haft mikinn ávinning í för með sér og mikilvægt er að vanda til verks í öllum skrefum til að ná góðum árangri:

 

Taka ÁKVÖRÐUN Á RÉTTUM FORSENDUM

Skilgreina þarf hver kjarnastarfsemi fyrirtækisins er og greina verkefni sem tilheyra henni. Kjarnastarfsemi er sú starfsemi sem er mikilvæg fyrir félagið og viðskiptavini þess, og fyrirtæki vilja búa yfir lykilgetu á því sviði.  Kjarnastarfsemi er því alla jafna ekki útvistað, en með því að útvista annarri starfsemi geta fyrirtæki lagt enn meiri áherslu á kjarnastarfsemi sína.  

Til þess að byggja upp lykilgetu í umsjón fjármálaferla þurfa fyrirtæki að byggja upp þekkingu á bókhaldsreglum og aðferðum við uppgjör, fjárreiður, innheimtur, afstemmingar, gerð ársreikninga, reikningagerð, launavinnslu o.s.frv. Þau þurfa að sjá um ráðningar, þjálfun og símenntun starfsmanna á fjármálasviði.  Einnig þurfa þau stöðugt að þróa ferla, gera þá straumlínulagaðri, skilvirkari og sjálfvirkari. Þar að auki þurfa þau að kaupa fjárhagskerfi og viðeigandi uppfærslur.  Þetta er kjarnastarfsemi Fjárvakurs og það sem við gerum best.  Viðskiptavinir okkar þurfa ekki að hugsa um þessa þætti, heldur einbeita þeir sér að kjarnastarfsemi sinni og láta Fjárvakur sjá um fjármálaferlana.

 

Velja hæfan ÚTVISTUNARAÐILa

Mikilvægt er að velja útvistunaraðila sem býr yfir mikilli þekkingu og reynslu í umsjón fjármálaferla og býður upp á skilvirka og vel mótaða fjármálaferla.  Upplýsingakerfi þurfa að vera öflug og standa þarf vel að öryggi gagna og aðgangsstýringum. Einnig þarf að skoða hver þjónustustefna útvistunaraðila er og hvernig árangur er mældur.  Orðspor núverandi viðskiptavina geta einnig gefið góða vísbendingu um hæfni útvistunaraðila.

 

Vanda samningagerð 

Gæði samninga er lykilatriði í farsælu samstarfi. Fjárvakur leggur mikla áherslu á að samningar séu nákvæmir og ítarlegir, en jafnframt sveigjanlegir. Hlutverk Fjárvakurs kemur skýrt fram í þjónustusamningi sem er hafður til hliðsjónar í reglulegum þjónustusamtölum með viðskiptavinum.  

Gæta þess að INNLEIÐING sé SKILVIRK

Í innleiðingu þjónustunnar eru grunnkerfi viðskiptavina tengd við fjárhagsbókhaldskerfi Fjárvakurs, bókhaldsgögn eru afhent og opnað er fyrir rafrænt aðgengi stjórnenda.  Upplýsingaþörf stjórnenda er vandlega metin í upphafi og viðeigandi skýrslur útbúnar.  Hver viðskiptavinur fær úthlutaðan þjónustustjóra sem kemur til með að bera ábyrgð á bókhaldi viðkomandi fyrirtækis. Birgjar eru beðnir um að senda reikninga framvegis til útvistunaraðila, þaðan sem þeir eru sendir rafrænt til stjórnenda, og hafa samband við þjónustuborð útvistunaraðila til að fá upplýsingar um ógreidda reikninga. Mikilvægt er að lykilstarfsmenn fyrirtækis séu hliðhollir útvistun fjármálaferla og er fagleg breytingastjórnun gagnleg þegar kemur að útvistun fjármálaferla.

 

Mæla árangur

Fjárvakur leggur mikla áherslu á góða þjónustu við viðskiptavini. Vel skilgreindar boðleiðir og gott upplýsingaflæði eru lykilatriði, en hver viðskiptavinur hefur greiðan aðgang að sérfræðiþekkingu og geta leitað beint til síns þjónustustjóra með mál sem snúa að fjármálaferlum fyrirtækisins. Stjórnendaupplýsingar eru sniðnar að þörfum viðskiptavina sem hafa aðgengi að rauntímaupplýsingum, hvar og hvenær sem er, en vefaðgangur er aðgangsstýrður að öllum kerfum. Árangur er meðal annars mældur í þjónustukönnunum og einnig þjónustuviðtölum þar sem farið er yfir öll atriði þjónustusamnings og fundnar leiðir til umbóta.

Fjárvakur – Icelandair Shared Services    |    Icelandairhúsinu    |    Reykjavíkurflugvelli    |    101 Reykjavík    |    Sími 505 0250    |    fjarvakur@fjarvakur.is
Fjárvakur – Icelandair Shared Services
Icelandairhúsinu
Reykjavíkurflugvelli
101 Reykjavík
Sími 505 0250
fjarvakur@fjarvakur.is